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来,告诉你为什么不要急于回复邮件 中国薪酬网

发布于:2018-09-024

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Managershare:把确认收到,和实质性回复分为两步,是好办法。

生活中是否出现过这种情况,有人给你发了一封邮件或一条短信,而你却不知道该如何回复。这可能是关于一场复杂的谈判,或是涉及敏感的政治立场问题,或者只是因为发件人让你感到不安。

通常情况下,我们会延迟一会儿回复。但对大多数人而言,在多数时候都不会让这个延迟持续太长时间。相反,我们似乎感觉必须要立即回复。接着,我们通常会不假思索地就把编辑好的内容“发送”过去。结果是,一个尴尬和不完整的信息传递给收件人,他们又开始了延迟、快速回复的模式,就此展开一个错误沟通或误会连连的循环。

的确,如今人们期待并希望任何消息都能立即得到响应。而我们通常也会配合,因为延迟回复感觉上似乎违反现代社会规范。

但很多时候我们不应立刻回复。事实上,我们通常也知道哪些信息不需要立刻回复,这正是我们一开始迟疑的原因,因此关键是去留意这个迟疑。

有一个简单的两步法,可以让这样的迟疑对你有所帮助。第一是,为自己争取一些思考的时间。第二是,遵循简单有效的“4C”沟通法,包括:来龙去脉(context)、沟通内容(content)、沟通人选(contact)、沟通渠道(channel)四个方面思考,这可以帮助你确定如何更好的回复对方。

争取时间(Buying Time)

当你收到一封能知道不能回,或你不确定如何回的邮件时,有几个实用的方法为你争取一些时间。

没有实质内容的回复(The non-response response)——“已收到您的信息。”这相当于一个确认邮件,但确实只是搪塞之词。但这种回复可能会激怒一个正在进行的谈判或其他重大交易的人。

稍好一些的回复是(The expectation-setter)——“邮件已收到。但我现在手头工作较多,我会在明天下午回复你。”这一个很好的做法。它既通知了提供了准确回复的时间,又重置了时间表。

自信的暂停(The confident pause)——就是不回复。根据经验,至少24小时不回复。不回复其实也是回应的一种,它经常对你有利。

一旦你给自己预留出了一些的时间,你就能全心沉浸在邮件中并思考如何给出最佳回复。当我回复一个难以回答的邮件时,我通常用暂停的时间让自己用4C原则思考问题:来龙去脉(context)、沟通内容(content)、沟通人选(contact)、沟通渠道(channel)

有效沟通4C法

来龙去脉(context)——掌握正确的背景条件至关重要。谁是对话或讨论的相关当事人?是否有哪些关系、相关性或之前的谈话我不太清楚的?我真的完全了解关键问题吗?风险投资中经常涉及到多位联系人,如果时间不合时宜或信息过时,即使对一个简单的问题做出快速回复,那也很可能会引起轩然大波。有时,你从“技术”的角度回答一个具体的问题,但是实际上这个观点是错误的,因为你没有从全局考虑问题。

沟通内容(content)——回复内容必须在相应的场合下,用清晰的方式、合适的口吻以及风格传递。掌握正确的内容意味着你必须确认事实,并与过去的讨论过程保持一致。我在过去的讨论经验中曾见到一件事能摧毁一项谈判或已颇具成效的进展:即不一致的信息,这不但会造成他人困惑,也降低了你的信用。先确认事实并弄清楚你的信息重点,然后专注传播它们,接着以明确、最易理解、也最一致的方式传递你的信息。

沟通人选(contact)——你是回复此封邮件的最佳人选吗?我们经常遇到这样的情况:我们被问到的某件事,却发现我们根本不是回复的最佳人选。尤其是在面临危机时(此时最好只有一个沟通人选),我们要考虑一下是否有其他更了解情况或身份上更适合做回复的人选。这也是为什么与恐怖分子和人质谈判时不用Google Docs。甚至在日常开放协作的工作文化氛围中,很多时候,听从他人仍是最好的答案。另外,要考虑一下对方提出问题或引发讨论的人是否是正确的沟通人。永远牢记!谨慎使用“全部回复”,并明智使用抄送功能。

沟通渠道(channel)——即使别人通过电子邮件或短信和你联系,这并不意味着你必须以相应的渠道回复。电子邮件和短信很容易引起曲解和误会,因此通过这些渠道往往容易延长了讨论期,或加剧谈判的激烈性,这些都不利于解决问题。正如我之前文章中提到过的,拿起电话沟通或面对面的沟通,才是最有效率的沟通方式。电子邮件很适合传递有关事实的信息,例如,有关商业模式的电子表格,或是先前讨论的摘要。但是,当有一个问题亟待解决,当面沟通比书面沟通更有效。

随着快速回复压力日渐增强,暂停以及思考的价值也在不断提升。我们身处一个沟通渠道爆炸的时代,我们应该努力发展更好、更明智的沟通典范。但这些需要我们付出一定的时间和精力。但现阶段,我们只需停止胡乱按下那个“发送”键。

余程瑶/译 腾跃/编校

Anthony Tjan 是Cue Ball风险投资公司的CEO,管理合伙人和创始人,是Parthenon咨询公司副主席,还是纽约时报畅销书《Heart, Smarts,Guts, and Luck》的合著作者(HBR出版社,2012)。

原文请见:Before YouRespond to that Email, Pause

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